Ми всі стикалися з труднощами організації часу на роботі. Ви прокидаєтесь з упевненістю та оптимізмом — ви не тільки закінчите всі справи вчасно, але й встигнете в спортзал і приготуєте здорову домашню їжу після нього.
А тоді трапляється життя :). Ви пізно вийшли з дому, потрапили в пробку, і на роботу приїжаєте вже розчаровані світом. Сідаючи, щоб нарешті завершити той проект, який ви відкладали тижнями, ви розумієте, що у вас є купа зустрічей до полудня — і так, ви вже запізнилися на першу. Нарешті ви виходите з останньої зустрічі та починаєте переглядати електронні листи, коли вас кличуть на зустріч із віце-президентом. Він має до вас маленьке прохання: «Це займе лише годину», — каже він. Займає три.
Проте є і хороші новини, ви все ще можете врятувати свої, здавалося б, назавжди втрачені години. Секрет в управлінні часом — керуйте своїм часом, і не дозволяйте йому керувати вами. У нас є десять порад щодо організації робочого часу, які допоможуть вам почати.
1. Виясність, на що ви зараз витрачаєте свій час
Щоб оптимізувати свій особистий тайм-менеджмент, вам спочатку потрібно зрозуміти, на що витрачається час. Спробуйте старанно відслідковувати свій час протягом тижня, відстежуючи щоденні дії. Ці прості правила допоможуть:
- Визначте, скільки ви реально можете зробити за день
- Виясність речі які забирають у вас час
- Зосередьтеся на діяльності, яка приносить найбільшу віддачу.
Коли ви проведете цей аудит часу, стане досить ясно, скільки вашого часу витрачається на непродуктивні дії, розмови та мріяння. Ви отримаєте точніше уявлення про те, скільки часу займає певний тип завдань (що буде дуже корисно для їх виконання пізніше). Ця вправа також може допомогти вам визначити час доби, коли ви найбільш продуктивні — таким чином ви знаєте, коли працювати над проектами, які вимагають найбільшої зосередженості та креативності.
Порада: визначіть, наскільки реально ви оцінюєте свій час. Наприкінці аудиту порівняйте, скільки часу вам знадобилося для виконання певних завдань або проектів із тим, скільки ви очікували. Ми часто переоцінюємо те, як швидко можемо досягти чогось. Якщо є значна різниця, візьміть це до уваги, плануючи свій графік на майбутнє, щоб ви могли точніше планувати свій час і уникнути вузьких місць і пропущених термінів.
2. Складіть розклад дня і дотримуйтеся його
Цей крок абсолютно важливий для того, щоб навчитися керувати часом на роботі. Навіть не намагайтеся почати свій день без організованого списку справ. Перш ніж залишити роботу на день, складіть список найактуальніших справ на наступний день. Цей крок дає змогу розпочати роботу, щойно ви потрапите в офіс.
Викладення всього на папері ви звільняєте голову без зайвих думок і можете спати спокійно не переживаючи, що щось забудете. Натомість ваша підсвідомість починає працювати над вашими планами, поки ви спите, а це означає, що ви можете прокинутися вранці з новими ідеями для робочого дня.
Якщо ви не можете зробити це напередодні, обов’язково напишіть свій список вранці. Ви побачите, що час, який ви витратите на створення чіткого плану, ніщо в порівнянні з часом, який ви втратите, перескакуючи між завданнями, якщо у вас немає такого плану.
“Якби в мене було вісім годин на те, щоб зрубати дерево, я витратив би шість годин на те, щоб наточити сокиру.” Авраам Лінкольн
3. Мудро розставляйте пріоритети
Коли ви організовуєте свій список справ, пріоритети є ключовими для успішного управління часом. Почніть з усунення завдань, які не вимагають вашої уваги в першу чергу. Потім визначте три-чотири найважливіші завдання та виконайте їх першими — таким чином ви будете спокійні, що завершили найважливіше.
Оцініть свій список справ і переконайтеся, що ви організували його на основі важливості завдання, а не його терміновості. Важливі обов’язки сприяють досягненню ваших цілей, тоді як термінові обов’язки вимагають негайної уваги та пов’язані з досягненням чиїхось цілей. Ми схильні дозволяти нагальному домінувати, коли ми дійсно повинні зосередитися на діяльності, яка позитивно впливає на наші цілі.
Щоб уникнути цієї пастки, скористайтеся однією з порад щодо організації робочого часу в книзі Стівена Кові. Він пропонує наступну матрицю тайм-менеджменту, відому як матриця Ейзенхауера, як організаційний інструмент для встановлення пріоритетів завдань на основі цих ідей важливості та терміновості.
Ось детальніший погляд на кожен із цих квадрантів:
- Важливі та термінові: ці завдання мають важливі терміни з високою терміновістю — виконуйте їх негайно.
- Важливі, але не термінові: ці пункти важливі, але не вимагають негайних дій і мають передбачати розробку довгострокової стратегії розвитку. Прагніть проводити більшу частину свого часу в цьому квадранті.
- Термінові, але не важливі: ці завдання термінові, але не важливі. Мінімізуйте, делегуйте або виключіть їх, оскільки вони не сприяють вашому результату. Як правило, це відволікання, яке може бути результатом поганого планування інших.
- Не термінові та не важливі: ці дії мають незначну цінність, якщо взагалі мають, і їх слід якомога більше виключити.
Коли ви зможете розставити пріоритети, ваше особисте управління часом може вийти на абсолютно новий рівень. Ви будете знати, де зосередити свій час у ті дні, коли його просто не вистачає!
4. Групуйте схожі задачі
Заощаджуйте час і розумову енергію, намагаючись виконати всі завдання одного типу, перш ніж переходити до наступного. Наприклад, виділіть окремі часи для відповідей на електронні листи, телефонних дзвінків, зберігання документів тощо. Не відповідайте на електронні листи та повідомлення, щойно вони надходять, оскільки це відволікає увагу. Вимкніть сповіщення на телефоні та електронній пошті, щоб повністю усунути спокусу перевірити новини в робочий час.
5. Уникайте багатозадачність
Це одна з найпростіших порад щодо організації робочого часу, але її може бути однією з найважчих для дотримання. Зосередьтеся на поставленому завданні та заблокуйте всі відволікаючі фактори. Може виникнути спокуса робити декілька процесів одночасно, але ви просто стріляєте собі в ногу, коли намагаєтеся це зробити. Ви втрачаєте час і знижуєте продуктивність, переходячи від одного завдання до іншого.
Так само не перевантажуйтесь списком справ, що розтягується на милю. Напруження через це не скоротить його, тож вдихайте, видихайте та виконуйте одне завдання за раз.
6. Визначте часові обмеження для завдань
Частина планування вашого розкладу має включати встановлення часових обмежень на виконання завдань, а не просто працювати поки не виконаєте їх. Списки справ чудові та прекрасні, але іноді вам може здатися, що ви ніколи нічого не закінчуєте.
Якщо ви прагнете налаштувати стабільний темп свого робочого процесу, техніка Pomodoro допоможе вам перевірити список справ у 25-хвилинних фрагментах, роблячи короткі перерви між кожним перебуванням і більшу перерву після виконання чотирьох. Ця техніка врівноважує вузьку спрямованість з частими перервами, знижуючи психічне напруження та зберігаючи мотивацію.
Якщо ви бажаєте встановлювати власний темп, функція Timeboxing дозволяє бронювати різні проміжки часу. Використовуйте свій журнал часу (пункт №1), щоб отримати приблизну оцінку того, скільки часу займе у вас певна діяльність. Після того, як ви витратите визначений час на це завдання, переходьте до наступної важливої діяльності. Ви побачите, що ваша продуктивність стрімко зросте, а ваш список справ зменшиться, коли у вас є ці параметри.
7. Плануйте перерви
Це може здатися нерозумним, але перерви необхідні для кращого управління часом.
Дослідження показують, що регулярні перерви підвищують продуктивність, розумове благополуччя, прийняття рішень і пам’ять. А пропуск перерв може призвести до швидшого вигорання та більшого стресу.
Отже, яке відношення це має до управління часом?
Високий рівень стресу впливає на енергію, втому, когнітивні здібності, продуктивність і залученість у роботу. Тож в деяких випадках, працюючи менше (роблячи більше перерв), можна зробити більше за менший час.
Зробіть перерви частиною свого розкладу. Коли ви закінчите завдання, дайте собі час видихнути. Робіть невеликі перерви, щоб зарядитися енергією, будь то коротка прогулянка, гра в пінг-понг, трохи медитації тощо.
8. Навчіться говорити «ні»
Ви ніколи не навчитеся керувати часом, якщо не навчитеся говорити «ні». Тільки ви знаєте, на що у вас є час, тому, якщо вам потрібно відхилити запит, щоб зосередитися на більш важливих справах, не зволікайте. І якщо ви беретеся за проект, який, очевидно, нікуди не приведе, не бійтеся відмовлятися від нього.
Замість того, щоб виконувати багато завдань, які приносять мало або взагалі не приносять жодної цінності, виконуйте менше завдань, які створюють більшу цінність. Запам’ятайте правило 80/20: 80% результату ви отримуєте від 20% ваших дій. Зосередьте свої зусилля відповідно.
Якщо ви не можете сказати «ні», делегуйте це. Хоча делегування може бути навичкою, яку важко освоїти, воно може творити чудеса для вашого особистого управління часом. Ви зібрали талановиту команду, тому визначте завдання, які ви можете передати.
9. Тримайте свій простір у чистоті
Для ефективного управління часом ця порада має бути у вашому списку справ. Якщо у вас на столі розкидані купи паперів, знайти потрібний вам буде все одно, що знайти голку в стозі сіна. Мало чого так засмучує, як втрата дорогоцінного часу на пошуки потрібної дрібнички. Не кажучи вже про те, як важко зосередитися через безлад.
Маленькі речі мають велике значення. Створіть систему зберігання документів. Скасуйте підписку на листи, які вам більше не потрібні. Автоматизуйте повторювані завдання або процеси, де це можливо. Створіть системи для організації та виконання завдань, щоб підвищити свою ефективність. Тільки подумайте: вам потрібно зробити це лише раз, але ви отримаєте переваги назавжди.
10. Усуньте відволікання
Соціальні мережі, перегляд телеграм каналів, перериска, залипання в інстаграмі або тік ток — відволікання на роботі може бути безмежним. Ключ до управління особистим часом полягає в тому, щоб позбутися їх. Зачиніть двері, щоб обмежити відволікаючі фактори. Закрийте всі вкладки, крім тих, над якими ви зараз працюєте. Вимкніть сповіщення про обмін повідомленнями та залиште особисті телефонні дзвінки на обід.
Робіть маленькі кроки. Визначте два головних відволікання та зосередьтеся на їх подоланні протягом двох тижнів. І пам’ятайте, що повноцінний сон, вживання достатньої кількості води та здорове харчування можуть допомогти вам залишатися зосередженими протягом робочого дня, особливо коли настає полуденний спад.
Краще управління часом це навичка, яку можна і варто розвивати
Зрештою, жодна «професійна підказка» чи інструмент календаря чарівним чином не приберуть ваші труднощі з управління часом, якщо у вас немає основи хороших навичок управління часом.
Harvard Business Review визначає три основні навички, які відрізняють успіх управління часом від невдачі:
- Обізнаність: реалістично думати про свій час, розуміючи, що це обмежений ресурс.
- Організація: організація цілей, планів, графіків і завдань для найбільш ефективного використання вашого часу.
- Адаптація: регулярний контроль за тим, як ви використовуєте свій час під час виконання діяльності, включаючи пристосування до перерв або зміну пріоритетів.
Наведені вище поради допоможуть вам розвинути ці навички та сформувати ефективні звички управління часом.
