Мы все сталкивались с трудностями организации времени на работе. Вы просыпаетесь с уверенностью и оптимизмом – вы не только закончите все дела вовремя, но и успеете в спортзал и приготовите здоровую домашнюю еду после него.
А тогда встречается жизнь :). Вы поздно вышли из дома, попали в пробку, и на работу приезжаете уже разочарованы миром. Садясь, чтобы наконец завершить тот проект, который вы откладывали неделями, вы понимаете, что у вас есть куча встреч до полудня — и да, вы уже опоздали на первую. Наконец вы выходите из последней встречи и начинаете просматривать электронные письма, когда вас зовут на встречу с вице-президентом. У него есть маленькая просьба: «Это займет всего час», — говорит он. Занимает три.
Однако есть и хорошие новости, вы все еще можете спасти свои, казалось бы, навсегда потерянные часы. Секрет в управлении временем – управляйте своим временем, и не позволяйте ему управлять вами. У нас есть десять советов по организации рабочего времени, которые помогут вам начать.
1. Выяснение, на что вы сейчас тратите свое время
Чтобы оптимизировать свой личный тайм-менеджмент, вам сначала нужно понять, на что тратится время. Попытайтесь тщательно отслеживать свое время в течение недели, отслеживая ежедневные действия. Эти простые правила помогут:
- Определите, сколько вы реально можете сделать за день
- Выясняемость вещи, которые отнимают у вас время
- Сосредоточьтесь на деятельности, которая приносит наибольшую отдачу.
Когда вы проведете этот аудит времени, станет достаточно ясно, сколько вашего времени уходит на непроизводительные действия, разговоры и мечтания. Вы получите более точное представление о том, сколько времени занимает определенный тип задач (что будет очень полезно для их выполнения позже). Это упражнение также может помочь вам определить время суток, когда вы наиболее продуктивны – таким образом вы знаете, когда работать над проектами, требующими наибольшей сосредоточенности и креативности.
Совет: определите, как реально вы оцениваете свое время. В конце аудита сравните, сколько времени вам понадобилось для выполнения определенных задач или проектов с тем, сколько вы ожидали. Мы часто переоцениваем то, как быстро можем достичь чего-либо. Если есть значительная разница, учтите это, планируя свой график на будущее, чтобы вы могли точнее планировать свое время и избежать узких мест и пропущенных сроков.
2. Составьте расписание дня и соблюдайте его
Этот шаг абсолютно важен для того, чтобы научиться управлять временем на работе. Даже не пытайтесь начать свой день без организованного списка дел. Прежде чем оставить работу в день, составьте список самых актуальных дел на следующий день. Этот шаг позволяет начать работу, как только вы попадете в офис.
Выкладывание всего на бумаге вы увольняете голову без лишних мыслей и можете спать спокойно не переживая, что что-то забудете. Ваше подсознание начинает работать над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете проснуться утром с новыми идеями для рабочего дня.
Если вы не можете это сделать накануне, обязательно напишите свой список утром. Вы увидите, что время, которое вы потратите на создание четкого плана, ничто по сравнению с временем, которое вы потеряете, перепрыгивая между задачами, если у вас нет такого плана.
"Если бы у меня было восемь часов на то, чтобы срубить дерево, я потратил бы шесть часов на то, чтобы наточить топор." Авраам Линкольн
3. Мудро расставляйте приоритеты
Когда вы организуете свой список дел, приоритеты являются ключевыми для успешного управления временем. Начните с устранения задач, не требующих вашего внимания в первую очередь. Затем определите три-четыре важнейших задания и выполните их первыми – таким образом вы будете спокойны, что завершили самое важное.
Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его на основе важности задачи, а не ее срочности. Важные обязанности способствуют достижению ваших целей, тогда как срочные обязанности требуют немедленного внимания и связаны с достижением чьих-либо целей. Мы склонны позволять неотложному доминировать, когда мы действительно должны сосредоточиться на деятельности, которая положительно влияет на наши цели.
Чтобы избежать этой ловушки, воспользуйтесь одним из советов по организации рабочего времени в книге Стивена Кови. Он предлагает следующую матрицу тайм-менеджмента, известную как матрицу Эйзенхауэра, как организационный инструмент для установления приоритетов задач на основе этих идей важности и срочности.
Вот более подробный взгляд на каждый из этих квадрантов:
- Важные и срочные: эти задачи имеют важные термины с высокой срочностью – выполняйте их немедленно.
- Важно, но не срочно: эти пункты важны, но не требуют немедленных действий и должны предусматривать разработку долгосрочной стратегии развития. Старайтесь проводить большую часть своего времени в этом квадранте.
- Срочные, но не важные: эти задачи срочны, но не важны. Минимизируйте, делегируйте или исключите их, поскольку они не способствуют вашему результату. Как правило, это отвлечение, которое может являться результатом плохого планирования других.
- Не срочны и не важны: эти действия имеют незначительную ценность, если вообще имеют, и их следует как можно больше исключить.
Когда вы сможете расставить приоритеты, ваше личное управление может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать где сосредоточить свое время в те дни, когда его просто не хватает!
4. Группируйте подобные задачи
Экономьте время и умственную энергию, стараясь выполнить все задачи одного типа, прежде чем переходить к следующему. Например, выделите время для ответов на электронные письма, телефонных звонков, хранение документов и т.д. Не отвечайте на сообщения электронной почты и сообщения, как только они поступают, поскольку это отвлекает внимание. Выключите уведомления на телефоне и электронной почте, чтобы полностью устранить соблазн проверить новости в рабочее время.
5. Избегайте многозадачности
Это один из самых простых советов по организации рабочего времени, но он может быть одним из самых трудных для соблюдения. Сосредоточьтесь на поставленной задаче и заблокируйте все отвлекающие факторы. Может возникнуть соблазн делать несколько процессов одновременно, но вы просто стреляете в ногу, когда пытаетесь это сделать. Вы теряете время и снижаете производительность, переходя от одной задачи к другой.
Так же не перегружайтесь растягивающимся на милю списком дел. Из-за этого напряжение не сократит его, поэтому вдыхайте, выдыхайте и выполняйте одно задание за раз.
6. Определите временные ограничения для задач
Часть планирования вашего расписания должна включать установку временных ограничений на выполнение задач, а не просто работать, пока не выполните их. Списки дел отличные и прекрасные, но иногда вам может показаться, что вы никогда ничего не заканчиваете.
Если вы хотите настроить стабильный темп своего рабочего процесса, техника Pomodoro поможет вам проверить список дел в 25-минутных фрагментах, делая короткие перерывы между каждым пребыванием и больший перерыв после выполнения четырех. Эта техника уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижая психическое напряжение и сохраняя мотивацию.
Если вы хотите устанавливать собственный темп, функция Timeboxing позволяет бронировать разные промежутки времени. Используйте журнал времени (пункт №1), чтобы получить приблизительную оценку того, сколько времени займет у вас определенная деятельность. После того как вы потратите определенное время на эту задачу, переходите к следующей важной деятельности. Вы увидите, что ваша производительность стремительно вырастет, а ваш список дел уменьшится, когда у вас есть эти параметры.
7. Планируйте перерывы
Это может показаться глупо, но перерывы необходимы для лучшего управления временем.
Исследования показывают, что регулярные перерывы повышают производительность, умственное благополучие, принятие решений и память. А пропуск перерывов может привести к более быстрому выгоранию и большему стрессу.
Итак, какое отношение это имеет к управлению временем?
Высокий уровень стресса влияет на энергию, усталость, когнитивные способности, производительность и вовлеченность в работу. Поэтому в некоторых случаях, работая меньше (делая больше перерывов), можно сделать больше за меньшее время.
Сделайте перерывы частью своего расписания. Когда вы закончите задание, дайте себе время выдохнуть. Делайте небольшие перерывы, чтобы зарядиться энергией, будь то короткая прогулка, игра в пинг-понг, немного медитации и т.д.
8. Научитесь говорить «нет»
Вы никогда не научитесь управлять временем, если не научитесь говорить «нет». Только вы знаете, на что у вас есть время, поэтому если вам нужно отклонить запрос, чтобы сосредоточиться на более важных делах, не медлите. И если вы принимаетесь за проект, который, очевидно, никуда не приведет, не бойтесь отказываться от него.
Вместо того чтобы выполнять много задач, которые приносят мало или вообще не приносят никакой ценности, выполняйте меньше задач, которые создают большую ценность. Запомните правило 80/20: 80% результата вы получаете от 20% ваших действий. Сосредоточьте свои усилия соответственно.
Если вы не можете сказать "нет", делегируйте это. Хотя делегирование может быть навыком, который трудно освоить, оно может творить чудеса для вашего личного управления временем. Вы собрали талантливую команду, поэтому определите задачи, которые можно передать.
9. Держите свое пространство в чистоте
Для эффективного управления временем этот совет должен быть в вашем списке дел. Если у вас на столе разбросаны груды бумаг, найти нужный вам будет все равно, что найти иглу в стоге сена. Мало чего так огорчает, как потеря драгоценного времени на поиски нужной безделушки. Не говоря уже о том, как трудно сосредоточиться из-за беспорядков.
Маленькие вещи имеют огромное значение. Создайте систему хранения документов. Отмените подписку на письма, которые вам больше не нужны. Автоматизируйте повторяющиеся задачи или процессы, где это возможно. Создайте системы для организации и выполнения задач, чтобы повысить свою эффективность. Только подумайте: вам нужно сделать это только раз, но вы получите преимущество навсегда.
10. Устраните отвлечение
Социальные сети, просмотр телеграмм каналов, перериска, залипание в инстаграмме или ток — отвлечение на работе может быть безграничным. Ключ к управлению личным временем состоит в том, чтобы избавиться от них. Закройте дверь, чтобы ограничить отвлекающие факторы. Закройте все вкладки кроме тех, над которыми вы сейчас работаете. Выключите уведомления об обмене сообщениями и оставьте личные вызовы на обед.
Делайте маленькие шаги. Определите два главных отвлечения и сосредоточьтесь на их преодолении в течение двух недель. И помните, что полноценный сон, потребление достаточного количества воды и здоровое питание могут помочь вам оставаться сосредоточенными в течение рабочего дня, особенно когда наступает полуденный спад.
Лучшее управление временем это навык, который можно и стоит развивать
В конце концов ни одна «профессиональная подсказка» или инструмент календаря волшебным образом не уберут ваши трудности по управлению временем, если у вас нет основы хороших навыков управления временем.
Harvard Business Review определяет три основных навыка, которые отличают успех управления временем от неудачи:
- Осведомленность: реалистично думать о своем времени, понимая, что это ограниченный ресурс.
- Организация: организация целей, планов, графиков и задач для более эффективного использования вашего времени.
- Адаптация: регулярный контроль за тем, как вы используете свое время при выполнении деятельности, включая приспособление к перерывам или изменение приоритетов.
Вышеуказанные советы помогут вам развить эти навыки и сформировать эффективные привычки управления временем.
